Акт звірки документів: юридичний статус і правила складання

Акт звірки документів оформляє процедуру порівняння взаєморозрахунків між двома діловим партнерами. У статті розповідається, як правильно скласти і оформити акт звірки документів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Юридично акт звірки (далі по тексту – АС) не відноситься до категорії первинної документаціі.Он використовується як додаткове свідчення в разі потреби довести факт заборгованості одного з ділових партнерів. Інше призначення АС – продовження терміну позовної давності. Це пов’язано з тим, що день підписання АС є точкою відліку даного терміну.

Очевидно, що здається необов’язковість і невисокий юридичний статус даного документа викликані нерозумінням його можливостей як юридичного інструменту впливу на несумлінного ділового партнера. Втім, для того щоб АС дійсно став таким інструментом, особливу увагу потрібно звернути на його грамотне складання та оформлення. Про це йтиметься нижче.

Корисна стаття:Детальніше про акт звірки документів і зразок заповнення можна знайти тут .

Акт звірки: юридичний статус

На будь-якому етапі ділових взаємин може виникнути необхідність проведення процедури проведення взаємних розрахунків.

Взаєморозрахунки проводять в тому випадку, коли один з партнерів оплачує послуги, роботи або товари, що поставляються іншим учасником ділової операції.

Накладні, чеки та інші документи, які відносяться до категорії первинних, виступають підтвердженням факту здійснення господарської операції. Ці папери є основою для ведення бухобліку . Навіть незначна помилка в розрахунках може істотно вплинути на коректність за все обліку.

Згодом розбіжності та невідповідності в облікових документах ділових партнерів призводять до появи неврахованих виплат і утворення заборгованостей.

Виявлення на ранніх стадіях некоректних записів і можливих розбіжностей – є основним завданням і функцією акту звірки. На практиці проведення самої процедури не викликає ускладнень. Технологія звірки в загальному вигляді зводиться до того, що облік, що проводиться однією стороною, зіставляється з урахуванням, що проводяться іншою стороною. У разі виявлення розбіжностей або некоректних записів складається акт, а всі первинні документи сторін підлягають додатковому аналізу.

Корисна стаття:Додаткові відомості про запит акту звірки та зразок можна знайти за посиланням .

Що таке акт звірки

Акт звірки взаєморозрахунків – документ, що представляє фінансові операції двох організацій-партнерів, вчинені в конкретний проміжок часу. В ідеальному випадку всі дані, зібрані в фінансових відомостях одного боку, повинні повністю корелювати з даними, зібраними іншою стороною. При виявленні найменших невідповідностей складається акт звірки.

Уніфікована форма даного акту не регламентована чинними законодавчими стандартами. Підприємства самостійно розробляють форму даної ділової папери і стверджують її локальної нормативною документацією.

АС підписується обома сторонами, якщо вони підтверджують факт згоди з виявленої заборгованістю. Ми вже говорили вище, що термін давності визначається за допомогою дати підпису акту звірки. Далі ми докладніше розглянемо це питання.

У загальному випадку, при проведенні будь-якої господарської операції оформляється документ, що відноситься до категорії первинних. З цього моменту обчислюється строк давності. Однак є і окремий випадок, до якого відноситься випадок складання акту звірки. Цей документ перериває термін давності і починає новий відлік цього терміну – з моменту підписання АС.

Наявність обов’язкових елементів АС – реквізити партнерів, дата і період звірки, перелік операцій та розрахунків – забезпечує юридичну силу даного паперу.

Корисна стаття:Детальніше прочитати про оформлення акту звірки, а також можливість скачати безкоштовно зразок заповнення можна отримати за посиланням .

Як інструмент вирішення спорів, акт звірки може бути з успіхом використаний тільки при наявності в ньому всіх необхідних реквізитів (це не скасують положення про те, що форма самого акту залишається вільною).

До таких обов’язкових реквізитів відносяться:

1. найменування ділової папери;
2. найменування сторони (юридична назва компанії і її реквізити);
3. посилання на первинну документацію, яка є вихідною при розрахунках і підтверджує факт проведення хозяйтсвенних дій;
4. розрахункові суми;
5. сальдо-підсумок;
6. Дата складання;
7. підписи осіб, відповідальних за проведення розрахунків з кожного боку;
8. відбитки печаток кожної компанії-партенрами.

Головбух і генеральний директор фірм – це ті належні особи, які мають право підписувати АС. Право підпису головним бухгалтером має бути юридично підтверджено відповідним дорученням. Довіреність обов’язково повинна бути підписана керівником організації.

Ряд розрахунків повинен бути перевірений обов’язково під час проведення перевірки та подальшого складання акта. До таких розрахунках відносяться:

• розрахунок по доходам;
• розрахунок виданих авансів;
• розрахунок щодо недостач;
• розрахунок за прийнятими зобов’язаннями.

Звірка в ряді випадків може бути чисто формальною процедурою, якщо партнери ведуть спір не відноситься до категорії майнових. Не виключена можливість проведення звірки по одній обраної господарської операції. У ряді випадку звірці піддається весь спектр ділових интеракций між партнерам за певний період часу.

Проведення звірок з подальшим складанням акту може проводитися на регулярній основі. Такий порядок встановлюється в разі довгострокового співробітництва з постійним постачальником або одержувачем товарів або послуг.

У ряді випадків існують інші підстави для проведення звірки та складання відповідного акта:

1. відстрочка платежів;
2. наявність асортименту широкого спектра;
3. наявність на реалізації особливо цінних товарів;
4. інвентаризація розрахунків;
5. надання звіту по світанків для вищих органів.

Періодичність складання АС встановлюється організаціями партнерами самостійно. Звітним періодом може бути обраний місяць, квартал або рік. Всі фінансові операції за обраний період звірки повинні бути відображені в тексті акта .

Також самими партнерами встановлюється масштаб звірки. Вона може бути проведена в масштабі одного найменування товару, в масштабі однієї поставки або одного контракту. В рамках проведення щорічної інвентаризації, як правило, проводиться і процедура звірки. Приводом для оформлення АС стає будь-яка невідповідність між записами в облікових документах сторін. Це викликано з метою уникнути виявлення заборгованості або недостачі після ліквідації або банкрутства однієї зі сторін.

Корисна стаття:Як правильно оформити акт звірки, зразок заповнення в діловодстві можна знайти за посиланням .

Заповнення акта звірки документів

Форма складання і порядок оформлення АС є вільною для кожного підприємства. Ініціатор проведення перевірки доручає бухгалтерії скласти акт . Далі документ повинен бути заповнений, а два його примірники відправлені опонентові.

У свою чергу, опонент виробляє звірку своїх даних з цифрами, наданими партнером. Якщо розбіжності дійсно мають місце, і опонент визнає цей факт, то обидва примірники документа підписуються ним та скріплюються відбитком печатки фірма. Компанія-ініціатор спору отримує підписані і засвідчені копії цього Протоколу назад.

Рахунки-фактури є тим джерелом, з яким повинні відповідати всі дані з АС. Збіг всіх даних взаєморозрахунків є обов’язковим. В іншому випадку розбіжності повинні бути зафіксовані у фінальній частині АС.

Якщо мова йде про внутрішній документообіг організацій-партнерів, то тут достатньо підпису головних бухгалтерів обох сторін. У разі ж судових розглядів і позовів, такого підпису буде недостатньо, і вона повинна бути підтверджена напідпитку керівника компанії.

Зразок акту звірки документів наведено нижче:

Як перевіряти акт звірки

Якщо ви хочете перевірити правильність складання АС, то рекомендуємо вам звернути увагу на ряд елементів, наявність яких є обов’язковою:

1. Заголовок;
2. Дати складання;
3. Повне найменування фірм, учасників спору;
4. Дані про посадових осіб;
5. Дані про співробітників, які несуть відповідальність за складання і посвідчення паперу;
6. Розподілені за договорами дані основної частини АС.

За зразок при складанні акта слід брати шаблони первинної документації. Особливо це стосується правил оформлення реквізитів.

Кожна компанія може розробляти свою форму акту, але багаторічний досвід роботи різних компаній підтвердив ефективність і перевагу наступній композиції матеріалу:

1. Вступна частина (преамбула) містить обов’язкові реквізити;
2. Основна частина містить дані за вибраний період звірки (наприклад, хронологічний перелік здійснюють перевірку документів). У ряді випадків необхідно вказати назву проведеної операції – поставка або придбання товару, переклад кошти, продаж або списання цінностей і т.д.

Супровідний лист за актом звірки

Як правило, до акту звірки додається супровідний лист. Воно найчастіше містить список додатків.

Текст листа зазвичай складається з двох частин:

1. Констатація факту передачі (відправки) акта:
   
   Надсилаємо вам . Направляємо вам . Передам вам . і т.д.
2. Мета листа:
   
   Для ознайомлення;Для узгодження;Для підписання;Прохання про своєчасному відповіді по акту.
   
   Це може бути підтвердження ознайомлення, узгодження і повернення підписаного примірника акта. Тут доречні будуть такі слова і вирази:
   
   «Просимо підписати, скріпити печаткою та вислати на нашу адресу один примірник акта звірки . » «Прошу направити на нашу адресу один екземпляр належним чином оформленого акта звірки . »

В кінці наводиться перелік документів, що додаються до листа: акт звірки, первинна документація, накази, розпорядження і т.д.

Выставки в пушкинском музее изобразительных Их имена – символ эпохи Ренессанса. Их картины – национальное достояние Италии. В Музее изобразительных искусств имени Пушкина идут последние приготовления к открытию грандиозной выставки шедевров итальянских

Ленинские горки музей заповедник Усадьба Горки возникла в конце XVIII века, парк и усадебный дом восходят ко времени Дурасовых (начало XIX века), хозяйственные сооружения и парковые павильоны — к предреволюционным годам, когда поместьем

Екатеринбургский музей изобразительных искусств В основе здания музея — одно из старейших сохранившихся зданий Екатеринбурга, построенное в 1730-х — начале 1740-х как госпиталь Екатеринбургского железоделательного завода[1], впоследствии

Государственный историко-литературный музей-заповедник а Пушкинский заповедник объединяет две усадьбы: Захарово и Вяземы. На территории усадеб расположен Государственный историко-литературный музей-заповедник А. С. Пушкина. Всего на территории Вязем более

Государственный исторический музей С мая 1895 г. до ноября 1917 г. официальное название музея звучало следующим образом — «Императорский Российский исторический музей имени Императора Александра III». Музей имени Его Императорского Высочества

Акт звірки взаєморозрахунків з контрагентом

Акт звірки взаєморозрахунків є документом, який фіксує стан фінансових розрахунків між двома контрагентами, включаючи визначення взаємних заборгованостей та виявлення розбіжностей між ними.

Складання акта звірки може відбуватися у різні моменти:

• Перед проведенням інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості (це зазвичай відбувається за 3 місяці до складання річної фінансової звітності, згідно з Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, як встановлено наказом Міністерства фінансів від 02.09.2014 р. № 879).
• Відповідно до вимог укладеного договору, такого як угода про купівлю-продаж, оренда, постачання або інші договори між контрагентами. У цьому випадку акт звірки складається у строки та з частотою, визначеною в договорі.
• На вимогу будь-якої зі сторін, коли виникають суперечки щодо сум оплати, які можна вирішити через звірку розрахунків.
• За рішенням суду, коли суд вимагає вирішити спірні питання стосовно заборгованості та вимагає внести існуючі розбіжності до акта звірки. Акт звірки може бути складений у будь-який час за згодою сторін або за їх усною домовленістю.

Хто складає акт звірки взаєморозрахунків

Акт звірки складається кредитором, наприклад, продавцем, який надав товари чи послуги, і цей продавець вимагає оплату за них. Кредитор готує виписку зі своїх облікових документів, в якій вказані суми заборгованості, та надсилає її своєму дебітору. Ця виписка, фактично, є актом звірки розрахунків.

Дебітор, тобто особа, яка заборгована кредиторові, має або погодити ці суми, або висловити свої зауваження та заперечення. Якщо дебітор не погоджується з обчисленими сумами, він може не підписувати акт звірки і надсилати заперечення або навіть підписати акт з вказівкою своїх сум, які він вважає за правильні (якщо у формі акта звірки передбачені відповідні поля).

Термін для надання відповіді дебітором на акт звірки не встановлений законодавством, але може бути визначений у договорі між сторонами. Зазвичай, 10 днів – це оптимальний термін для відповіді, і кредитор може запитати дебітора, щоб той надав відповідь протягом цього строку.

Важливо зазначити, що акт звірки може бути складений якоюсь із сторін, не обов’язково кредитором.

Чи має право контрагент відмовитися підписувати акт звірки взаєморозрахунків

Так, це можливо. Законодавство не надає правових підстав для примусового підписання акта звірки та повернення його. Винятком є ситуації, коли:

• Рішення або ухвала суду вимагає проведення звірки. Невиконання такої вимоги може призвести до накладення штрафу від 1 до 10 прожиткових мінімумів, як передбачено Господарським процесуальним кодексом України.
• У договорі між контрагентами передбачені певні санкції або наслідки за відмову від підписання акта звірки. Наприклад, у договорі може бути умова, згідно з якою “непідписання цього акта звірки або неподання своїх заперечень стосовно даних, вказаних в акті, протягом … днів надає право підприємству «…» вважати заборгованість погодженою.”

У всіх інших випадках контрагент має право ігнорувати надісланий акт звірки та відмовлятися від його підписання.

Важливо зауважити, що жоден нормативний акт не накладає обов’язок на контрагента (дебітора) підписувати акт звірки взаєморозрахунків.

Щоб уникнути можливих спорів і ситуацій, коли контрагент відмовляється підписувати акт звірки, рекомендується включати в угоду такі важливі умови:

• Необхідність звірки: У договорі чітко визначте необхідність проведення звірки розрахунків між сторонами.
• Періодичність звірки: Угодьтеся щодо періодичності проведення звірки.
• Строки підписання та надсилання акта: Визначте строки для підписання та надсилання акта звірки.
• Порядок підписання акта: У договорі можна зазначити порядок підписання акта, включаючи вирішення розбіжностей, якщо вони існують.
• Порядок вирішення розбіжностей: Описуйте порядок вирішення (врегулювання) розбіжностей, які можуть виникнути із актом звірки взаєморозрахунків.
• Строки для надання відповіді: Угодьтеся про строки, у які контрагент має надати відповідь на акт звірки та надіслати підтвердні документи.

Зверніть увагу, що рекомендується надсилати акт звірки дебітору рекомендованим листом з повідомленням про вручення. В разі потреби це повідомлення може слугувати як доказ у суді у разі ухилення дебітора від підписання акта та вирішення заборгованості.

Чи можна уникнути складання акта звірки взаєморозрахунків

Можна провести інвентаризацію без складання акта звірки, але рекомендовано складати цей акт для підтвердження достовірності залишків по рахунках.

Важливо зазначити, що акт звірки має велике значення, оскільки він підтверджує наявність заборгованості та її суми за допомогою первинних документів. Цей документ не містить деталей про конкретні господарські операції, які відображаються в первинних документах.

Важливо враховувати, що хоча акт звірки є необов’язковим згідно з інвентаризаційним Положенням № 879, він є бажаним, оскільки відсутність цього документа може знизити достовірність залишків по взаємних розрахунках, особливо у разі наявності великих сум заборгованості.

Який правовий статус акта звірки взаєморозрахунків

Статус акта звірки насправді залишається нечітким, і це має кілька причин.

• По-перше, у Положенні № 879 немає прямого зазначення щодо складання і підписання акта звірки. Документ передбачає лише передачу виписок з аналітичних рахунків для перевірки реальності заборгованості та її підтвердження або спростування (ч. 1 п. 7.2 Положення № 879). Це означає, що немає конкретних вказівок щодо форми передачі цих виписок чи їхнього підтвердження.
• По-друге, не існує відповідальності за відсутність акта звірки для будь-якої зі сторін.
• По-третє, залишки заборгованості підтверджуються виключно первинними документами.
• По-четверте, статус акта звірки залишається невизначеним у судових рішеннях щодо виконання заборгованості.

Проте в процесі судового розгляду справи акт звірки може мати певний вплив, хоча його роль неоднозначна.

Лист Держаудитслужби від 20.02.2017 р. № 25-16/104 зазначає, що акт звірки може служити доказом лише при наявності додаткових документів, які підтверджують операції, відображені в акті. Іншими словами, сам по собі акт не має доказової сили.

Таким чином, його основна функція полягає у наданні інформації для вчасного виявлення можливих розбіжностей між сторонами.

Як діяти, коли виникають розбіжності у акті звірки взаєморозрахунків

Якщо в акті звірки взаєморозрахунків немає розбіжностей, тобто сума, відображена в бухгалтерському обліку кредитора, співпадає зі сумою, відображеною в бухгалтерському обліку контрагента (дебітора), то підписаний обома сторонами акт звірки служить підставою для підтвердження відповідної заборгованості.

У випадку наявності розбіжностей контрагент повинен надати копії документів, які підтверджують суми, відображені в його бухгалтерському обліку, для їхнього розгляду кредитором. Іншими словами, сторони вирішують причину розбіжностей, обмінюючи копіями відповідних первинних документів, які впливають на стан розрахунків між контрагентами, таких як видаткові накладні, платіжні доручення і таке інше.

У випадку, коли кредитор визнає наявні розбіжності і має всі необхідні первинні документи для внесення відповідних змін у свій бухгалтерський облік, він складає новий акт звірки взаєморозрахунків із виправленими сумами. Це підтверджується внесенням відповідних корекцій до бухгалтерського обліку. Але якщо кредитор відкидає наявні розбіжності або не має необхідних первинних документів, він повідомляє про це контрагента (дебітора). Аналогічні кроки вживає і контрагент (дебітор).

Якщо виникають розбіжності, слід звернути увагу, щоб в акті в колонці “Розбіжності” були вказані суми, а також загальна сума розбіжностей (зазначена прописом) в кінці акта.

Якщо ви є дебітором і існують розбіжності, рекомендується повернути підписаний акт із зауваженням, що ви не погоджуєтеся із сумою заборгованості і просите надати копії підтверджуючих документів (хоча можна і просто не підписувати акт, як було зазначено вище).