Електронні документи в Польщі: що про них треба знати українцям

Багато українців, рятуючись від війни, яку розпочала Росія, знайшли тимчасовий прихисток у Польщі.

Для наших співвітчизників, які перебувають зараз у цій країні, було створено Diia.pl, нагадали фахівці «Юридичного порадника для ВПО».

Diia.pl. – електронний документ, який має громадянин України або інший іноземець, який легально перебуває на території Республіки Польща на підставі Закону “Про допомогу громадянам України у зв’язку зі збройним конфліктом на території цієї держави”.

• виконує роль дозволу на проживання;
• використовується для перетину зовнішнього кордону ЄС разом з дійсним проїзним документом;
• дозволяє пересування в межах Шенгенської зони протягом 90 днів, протягом будь-якого 180-денного періоду.

Він підтверджує найважливіші дані, такі як:

• ім’я та прізвище;
• присвоєний номер PESEL;
• дата і місце народження;
• громадянство;
• також документ містить фотографію особи.

Документ Diia.pl доступний через мобільний додаток mObywatel. mObywatel – це безкоштовний мобільний додаток, створений Канцелярією Прем’єр-міністра Польщі, який пропонує електронні версії документів.

Хто може встановити додаток

• перетнула польсько-український кордон після 24.02.2022;
• має присвоєний номер PESEL з печаткою “Osoba o statusie UKR”;
• має встановлений офіційний довірений профіль (profil zaufany);
• має смартфон з ОС Android версії 7.0 (або пізнішої) або iOS 13 (або новішої), у якого є Bluetooth з камерою;
• має підключення до Інтернету.

Використання додатку mObywatel є добровільним, не обов’язково встановлювати та/або активувати його.

Як активувати додаток та додати документ Diia.pl

• Завантажте програму mObywatel для Android або для iOS.
• Додайте застосунок на головний екран телефону.
• Активуйте додаток за допомогою PESEL та довіреного профілю.
• Протягом найближчого часу е-документ Diia.pl із фото та персональними даними буде додано.
• Документ Diia.pl готовий до використання.

Електронним документом можна скористатися практично в кожній ситуації, коли польське законодавство передбачає ідентифікацію особи. Наприклад, українці, які завантажили додаток mObywatel, можуть з його допомогою використати свій електронний рецепт на ліки. Для цього в аптеці достатньо показати QR-код від рецепта на екрані смартфона. Щоб відкрити його, потрібно вибрати кнопку eRule – eRecept.

Українські біженці, які на даний час проживають у Польщі, помилково все частіше втрачають статус UKR, хоча дотримуються всіх правил, передбачених польською владою. Нагадаємо, як українці помилково можуть втратити цей статус і що робити.

„Касові апарати для ФОПів: кому потрібні, а кому – ні”- питання тренінгу в Львівській ДПІ

Нещодавно у Львівській ДПІ відбулася зустріч-тренінг щодо новацій в застосуванні РРО/ПРРО в 2022 році.

Фахівці податкової пояснили присутнім, що з 1 січня 2022 року касові апарати для ФОПів деяких груп стали обов’язковими. Підприємці повинні використовувати у своїй діяльності або реєстратори розрахункових операцій (РРО), або програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО).

Касові апарати для ФОПів з січня 2022 року потрібні всім підприємцям другої-четвертої груп спрощеної системи оподаткування для проведення будь-яких розрахункових операцій.

Розрахункові операції виконує бізнес, який отримує гроші від кінцевих покупців у формі готівки, жетонів, талонів або розрахунків з використанням банківських карток та інших платіжних систем.

Тобто з січня 2022 року касовий апарат повинні використовувати ресторани, кафе, турагенції, туроператори, готелі, інтернет-магазини, продавці текстилю, магазини секонд-хенду, ювелірних виробів і всі фізособи-підприємці другої, третьої та четвертої груп.

Якщо у сфері роздрібної торгівлі та послуг підприємство приймає оплату готівкою або платіжними картками, то воно має використовувати РРО, а покупцеві повинен видаватися фіскальний чек. У разі онлайн-оплати чек видається в місці видачі передплаченого товару.

Використання касових апаратів ФОПами другої та третьої груп обов’язкове, якщо їхній річний обіг перевищує 220 мінімальних зарплат (1,3 млнгрн).

Щойно обіг у календарному році перевищив цю суму, підприємець має з першого числа наступного кварталу розпочати використання РРО.

Незалежно від обігу, повинні використовувати РРО або ПРРО (програмний реєстратор):

• всі магазини та інтернет-магазини, які продають технічно складні побутові товари (котли, печі, плити тощо);
• аптеки, аптечні кіоски, медмагазини, що реалізують ліки та товари медичного призначення;
• підприємства, які надають платні медичні послуги;
• підприємства, які займаються реалізацією ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів/каміння.

Якщо кур’єр поштової служби, служби доставки або іншого сервісу приймає оплату для подальшої передачі продавцю у відділенні або при доставці (зокрема якщо це післяплата), він повинен використовувати РРО та видавати клієнту фіскальний чек на отримані гроші. Найчастіше це касовий апарат або мобільний фіскальний реєстратор.

У разі торгівлі підакцизними товарами (зокрема спиртними напоями) застосування РРО є обов’язковим, незалежно від обігу та організаційної форми.

А кому ж не потрібно використовувати у своїй діяльності РРО/ПРРО?

З 1 січня 2022 року касові апарати не потрібні ФОПам першої групи. Це ті підприємці, які не мають найманих працівників, займаються роздрібною торгівлею за готівку на ринках.

Якщо підприємець працює з такими ж ФОПами і юридичними особами та здійснює розрахунки через банк, то у нього не буде таких угод, які підлягатимуть застосуванню реєстратора.

Але, щоб не встановлювати касовий апарат, дохід ФОПів першої групи не повинен перевищувати 1,002 млн грн.

Також підприємці, які сплачують єдиний податок і займаються роздрібною торгівлею на території села, мають право виконувати розрахунки без застосування РРО та ПРРО. Але їм все одно потрібно вести розрахункову книжку з квитанціями та книгу обліку розрахункових операцій.

Також, в світлі останніх змін, фахівці податкової нагадали платникам щодо одноразового (спеціального) добровільного декларування – що це особливий порядок добровільного декларування фізичною особою належних їй активів, розміщених на території України та/або за її межами, якщо такі активи фізичної особи були одержані (набуті) такою фізичною особою за рахунок доходів, що підлягали в момент їх нарахування (отримання) оподаткуванню в Україні та з яких не були сплачені або сплачені не в повному обсязі податки і збори відповідно до вимог законодавства з питань оподаткування та/або міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, та/або які не були задекларовані в порушення податкового та валютного законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом будь-якого з податкових періодів, що мали місце до 1 січня 2021 року.

Крім того, податківці пояснили платникам, які цікавилися, питання щодо отримання податкової знижки для фізичних осіб, які не є суб’єктами господарювання. Вони пояснила, що це – документально підтверджена сума (вартість) витрат платника податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) – резидента у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг) у резидентів – фізичних або юридичних осіб протягом звітного року, на яку дозволяється зменшення його загального річного оподатковуваного доходу, одержаного за наслідками такого звітного року у вигляді заробітної плати, у випадках, визначених ПКУ.

Також, податківці інформували про право громадян України подати одноразову (спеціальну) добровільну декларацію із зазначенням активів, що їм належать, і з яких не були сплачені податки і збори до 1 січня 2021 року. При цьому у добровільній декларації не потрібно вказувати інформацію про джерела походження задекларованих активів.

Інформували суб’єктів господарювання про позитиви, передбачені Законом України від 03.06.2021 № 1525-ІХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо скасування оподаткування доходів, отриманих нерезидентами у вигляді виплати за виробництво та/або розповсюдження реклами, та удосконалення порядку оподаткування податком на додану вартість операцій з постачання нерезидентами електронних послуг фізичним особам» (далі – Закон № 1525), щодо удосконалення податкового законодавства та дотримання принципу справедливості оподаткування при надані особами-нерезидентами електронних послуг (в основному реклами в мережі Інтернет).

РРО для ФОП у 2023 році

У 2023 році підприємці України навчилися адаптуватися до нововведень в законодавстві в умовах війни. Саме в цій сфері відбувається багато змін, націлених на порятунок економіки країни. Одним з незрозумілих питань залишається використання РРО фізичними особами-підприємцями. Запровадження нових правил планувалося вже не перший рік, але декілька разів відкладалося. Після остаточного внесення змін в законодавство сталося повномасштабне вторгнення, що спричинило деякі послаблення для підприємців.

Що потрібно знати про РРО

РРО — це спеціальне обладнання, що спрощує облік коштів, взаємовідносини з клієнтами, програмування товарів та головне — податкову звітність. РРО ще називають касовими апаратами. Але сучасні системи настільки розвинені, що їхні можливості давно вийшли за рамки грошових розрахунків. На цей час це складні пристрої з розширеним програмним забезпеченням, які здатні полегшити усі процеси взаєморозрахунків та звітності. РРО фіксує всі розрахункові операції, інформацію про кожний продаж. Водночас не має значення, відбулася операція по банківській картці чи готівкою. Отримані дані передаються на сервер фіскальної служби, що значно спрощує спілкування з працівниками податкової. Уся інформація прозора та доступна працівникам у будь-який час. У продажу є чимало різних видів реєстраторів розрахункових операцій, але не всі нові моделі відповідають вимогам законодавства. Тому перед тим як вибрати обладнання, краще ознайомитися зі списком дозволених моделей у Державному реєстрі реєстраторів розрахункових операцій. Класичні фіскальні реєстратори — це невеликі пристрої, які встановлюються в торговельній залі. Їхнім головним завданням є друк касових чеків. Вартість таких пристроїв різна: у середньому апарат можна придбати від 4000 грн. Довідка! Аналогом класичних реєстраторів можуть бути ПРРО — застосунки, які встановлюються на смартфон чи комп’ютер. Таким чином потреби в придбанні окремого пристрою немає. Оплату за користування застосунком потрібно вносити щомісяця.

• відкриття розрахункового рахунку;
• забезпечення приймання платежів та виторгу;
• надання довідок та виписок за рахунками;
• обслуговування зовнішньоекономічної діяльності;
• видача готівки за чеками Державної казначейської служби;
• доставлення розміну.

У випадках, коли обладнання було придбано в банку, може надаватися технічне обслуговування за виникнення проблем в роботі.

Довідка! За надання послуг по РРО банк стягує певну плату. Її розмір може значно відрізнятися у різних фінансових установах. Тому перш ніж обирати банк, варто ознайомитися з умовами декількох організацій.

Чого очікувати у 2023 році під час воєнного стану

Перший законопроєкт про впровадження РРО для ФОП було зареєстровано ще у 2019 році. Саме в ньому з’явилося декілька поправок до Податкового кодексу. Однією з них стало обов’язкове впровадження РРО для фізичних осіб-підприємців.

Однак Законом №1017-IX застосування РРО для ФОП було відкладено. Тільки з 1 січня 2022 року Закон України №265/95-ВР почав діяти.

Якщо раніше ФОП мали можливість самостійно вирішувати, чи встановлювати фіскальні реєстратори, то з січня 2022 року ця процедура стала обов’язковою. Більшість суб’єктів, що виконують розрахункові операції, зобов’язані використовувати РРО. На відміну від минулих років, об’єм отриманого прибутку та зареєстрований вид діяльності більше не будуть поважною причиною для відмови від встановлення фіскального обладнання.

Війна внесла власні корективи в життя підприємців та кожного українця. У березні 2022 року було надано багато послаблень для бізнесу, щоб утримати їх на плаву та не допустити масового закриття підприємств. Одним із них став наказ про зняття відповідальності з ФОП за невикористання РРО на період дії воєнного стану. Таким чином виконувати новий закон про РРО стало не обов’язковим.

Довідка! Для підприємств, що реалізують підакцизні товари, використання РРО залишилось обов’язковим навіть на час війни.

Але поступово необхідність повернення до виконання норм законодавства повертається. Вже з липня 2023 року для підприємців використання РРО знову стане необхідним. Виняток — тільки для ФОП 1 групи, що працюють на Єдиному податку.

Кому потрібно встановити РРО

Майже всі підприємці відтепер зобов’язані використовувати РРО. Тип розрахункових операцій не має значення. Реєстратори необхідні за безготівкових та готівкових розрахунків. Сфера діяльності теж не звільняє від обов’язку використовувати фіскальних пристроїв.

РРО для ФОП у 2023 році потрібне:

1. Підприємцям, що працюють у сфері послуг, громадського харчування, торгівлі. А це майже кожне підприємство, що приймає від фізичних осіб оплату готівкою, картками та будь-ким іншим способом. Сюди належать супермаркети, звичайні магазини продовольчих та непродовольчих товарів, секонд-хенди, аптеки, салони краси, спортзали, платні лікарні тощо. Оборот підприємства не має значення.
2. Підприємці, що спеціалізуються на електронній комерції, також не звільняються від необхідності застосування РРО. До цієї групи належать інтернет-магазини, вебпортали, хостинги.
3. Служби, що приймають оплату для її подальшої передачі стороннім особам, зобов’язані використовувати РРО. Сюди входять кур’єри, доставники, поштові служби.
4. Власники автоматів самообслуговування. Це підприємці, які отримують дохід завдяки паркоматам, вендінговим пристроям, терміналам для поповнення, кавовим апаратам.

Довідка! Підприємства, де оплата відбувається під час особистого відвідування торговельної точки, зобов’язані видати покупцю паперовий чек. У випадку віддалених операцій можна використовувати електронні чеки. Але покупець обов’язково має отримати підтвердження сплати.

Використання РРО для ФОП на різних системах оподаткування

Розширено і кількість систем оподаткування, за яких необхідно використання РРО. Багато підприємців, які раніше мали можливість не облаштовувати торговельні точки фіскальними пристроями і задовольнялися касовими книгами, відтепер змушені будуть придбати касовий апарат для ФОП.

РРО для ФОП на єдиному податку

Платники єдиного податку фізичні особи-підприємці зобов’язані встановити РРО. Винятком є тільки ФОП 1 групи — підприємці, які здійснюють торгівлю в сільській місцевості. Сюди належать ті, хто реалізує товари на ринках за готівку. Це затверджено Постановою Кабміну №1336-2000-п.

Однак ці винятки не розповсюджуються на тих, хто реалізує технічно складні товари, лікарські засоби, ювелірні прикраси та акцизну продукцію. Таким чином сільські продавці побутової техніки, власники аптек, ювелірних салонів, магазинів з алкоголем та тютюном зобов’язані обладнати торговельні точки РРО.

РРО для ФОП 2 групи

Встановити РРО мають підприємства, які працюють з товарами, що належать до групи «ризикових». Як у випадку з платниками Єдиного податку, продавці побутової техніки, прикрас, ліків, табаку та алкоголю потрапляють під дію нових правил. Також сюди належать підприємці, що працюють в інтернет-просторі, надають дистанційні послуги чи реалізують товари без наявності фізичної торговельної точки.

Встановлені й нові ліміти щодо розміру доходів підприємства. Для фірм, чий річний оборот перевищує 167 мінімальних заробітних плат, наявність РРО обов’язкова, навіть якщо вони здійснюють діяльність, що підпадає під послаблення, затверджене Постановою Кабміну №1336.

РРО для ФОП 3 групи

Усі суб’єкти господарчої діяльності зобов’язані використовувати під час роботи РРО. Згідно з Законом України про РРО виняток становлять групи підприємців, затверджені Постановою Кабміну.

Кому не потрібне РРО

У Законі передбачені й винятки. Деякі групи підприємців звільнені від обов’язкового використання РРО. Наприклад, до таких ФОП належать підприємці, що отримують оплату у безготівковій формі на свій рахунок або банківським переказом через касу.

Також у список винятків, затверджений Кабміном, увійшли ФОП:

• які здійснюють реалізацію газет, журналів або марок;
• у яких відсутні готівкові розрахунки в місці продажу товарів;
• хто приймає оплату за послуги за допомогою платіжних систем;
• які знаходяться на Єдиному податку та здійснюють торгівлю в сільській місцевості;
• продавці води, молока чи риби з автоцистерн;
• торговці з ринків;
• які займаються реалізацією лотерейних та проїзних квитків;
• реалізатори продукції власного виробництва.

Як зареєструвати РРО

Якщо мова йде про класичний РРО, то після придбання апарату підприємець має отримати документи, що підтверджують право власності. З цими паперами потрібно звернутися в центр сервісного обслуговування (ЦСО) для укладення договору.

На наступному етапі підприємець має подати в податкову заяву за формою №1-РРО, яка розглядається протягом дня. Якщо ніяких порушень не виявлено, податкова видає довідку №2-РРО, яка підтверджує присвоєння пристрою фіскального номера. Довідка діє усього 3 дні, тому відкладати наступний крок не варто.

З отриманим документом та пристроєм потрібно знову повернутися до ЦСО. Спеціалісти центру виконують введення в експлуатацію та опломбування апарату, про що повідомляють податкову.

Після надходження даних в особистому кабінеті платника податків формується свідоцтво про реєстрацію.

Важливо! Налаштування, підключення та інші технічні роботи з РРО має право проводити тільки співробітник ЦСО.

Який РРО вибрати

Тип апарату підбирається залежно від особливості роботи торгової точки, обсягу операцій та бюджету. Форма оподаткування ФОП не впливає на види дозволених для впровадження пристроїв. Головне, щоб РРО входив до списку Державного реєстру України.

Таблиця РРО, які підходять для ФОП

Компактний пристрій, що поєднує в собі програмне забезпечення для каси, РРО, сканер штрих-коду.

Підходить для невеликих торговельних точок, де кількість щоденних операцій не перевищує 100. Наприклад, для майстерень, магазинів, салонів краси чи кафе.

Фіскальний реєстратор (ПРРО)

Професійний РРО з автоматичним внесенням операцій в облікову систему та передачею даних в податкову.

Підходить для супермаркетів, ресторанів, поштових відділень.

Пристрій інтегрується в термінали самообслуговування.

Кавові автомати, термінали поповнення рахунку.

Підходить для кур’єрів, доставлення їжі та виїзної торгівлі.

Яке покарання передбачене за порушення законодавства

Якщо перевірка з’ясує, що ФОП працює без використання РРО, підприємця очікують санкції. Їхній об’єм залежить від кількості порушень. Штрафи передбачені за кожну операцію, виконану поза РРО. Після першого порушення за незаконну операцію доведеться сплатити 100% від вартості реалізованих без використання РРО товарів та послуг. Якщо ФОП й надалі продовжуватиме незаконну діяльність, розмір штрафу збільшується до 150%.